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Modernização garantida pela implantação de processos eletrônicos

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Eficiência, economia, aumento da produtividade, facilidade de acesso e ampliação da sustentabilidade ambiental devem ser os ganhos que virão com a implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), na Universidade Federal da Bahia, a partir deste mês de outubro de 2018.  
 
A modernização possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica atende a determinação do Decreto Presidencial n. 8.539 de 8 de outubro de 2015 e visa a “institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades acadêmicas e administrativas da UFBA”, informa a presidente do comitê executor do Programa UFBA PEN, Maria Luiza Braga.
 
O processo eletrônico permitirá a todo cidadão e a membros da comunidade UFBA realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na Universidade. E o pronto acesso será possível graças à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), utilizada pela UFBA, que observa os requisitos da Numeração Única de Protocolo (NUP) e Protocolo Integrado, propostos pelas portarias interministeriais do Ministério da Justiça (MJ) e do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), de números 2.320/2014 e 2.321/2014, respectivamente, para todos os órgãos da administração pública.
 
A implantação do PEN – que trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade, segurança das informações, redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico – faz parte do Programa institucional UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos) e tem participação direta da reitoria, das pró-reitorias de Planejamento e Orçamento (Proplan), Administração (Proad), de Desenvolvimento de Pessoas (Prodep), da Superintendência de Administração Acadêmica (SUPAC), da Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (SUPAD), da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (SIBI). O projeto de implantação de tramitação eletrônica de processos integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação), para o período 2014-2018 e para o próximo também e consta, como medida de agilidade, economicidade para a instituição.

 

 

Processo Eletrônico1

Projeto visa desenhar, redesenhar e documentar os procedimentos operacionais relacionados à criação e tramitação de processos e/ou documentos eletrônicos no intuito de otimizá-los.

Atualmente, a UFBA movimenta um volume de 1.058.345 processos ativos e 432.050 arquivados e tanto a transposição do processo analógico para o digital quanto os novos processos totalmente eletrônicos podem se deparar com vários obstáculos que inviabilizem a mudança.  Por isso, a UFBA preocupou-se com a elaboração de um Plano para a Implantação do PEN, norteado por um projeto que delineia cada passo a fim de realizar a introdução da ferramenta tecnológica em conformidade com a legislação e capacitação da força de trabalho da Universidade que atua com a tramitação dos diversos processos administrativos da Instituição.
 
Também foi constituído um comitê executor – composto por quadros técnicos das áreas de tecnologia, ciência da informação e recursos humanos e desenvolvimento institucional da UFBA – que será responsável pela implantação do Processo Eletrônico, trabalhando com a análise de situações e proposições de soluções para assegurar o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo como preconiza o decreto presidencial para os órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. O coletivo, que desde janeiro de 2017, norteia-se por um projeto, delineado para “desenhar, redesenhar e documentar os procedimentos operacionais relacionados à criação e tramitação de processos e/ou documentos eletrônicos no intuito de otimizá-los, eliminando redundâncias de atividades, viabilizando o compartilhamento de equipamentos, identificando pontos de automatização e a necessidade de aquisição de novos equipamentos para digitalização de documentos em papel”, explicou Braga.
 
De acordo com ela, os membros do Comitê UFBA PEN “estabelecem normatização para os vários tipos de documentos e processos com o objetivo de realizar a classificação, determinar a temporalidade e a destinação deles (área meio e área fim) e adaptar os procedimentos operacionais acadêmicos e administrativos para criação e tramitação de processos e documentos digitalizados e natos digitais”. Para os documentos natos digitais, “foram elaborados modelos (templates) tanto para a criação de novos documentos, que já devem nascer eletrônicos, como também para os que precisam continuar existindo em meio analógico devido a aspectos legais”, esclareceu a servidora da Superintendência de Tecnologia da Informação.

 

Mudanças na cultura organizacional e curso de capacitação

“A implantação do PEN na UFBA é muito mais que uma inovação tecnológica, ela  representa uma mudança na cultura organizacional, na forma como o trabalho é realizado por diversos setores”, acentuou a assistente da coordenação de Desenvolvimento Humano da Pró-Reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (CDH/PRODEP), Josênia do Amaral, destacando, por isso, que será preciso “capacitar a força de trabalho da Universidade, a fim de proceder corretamente a tramitação eletrônica dos diversos processos administrativos”.
 
Segundo ela, será oferecido um curso de capacitação pela  (PRODEP), cujo conteúdo contempla a organização institucional da UFBA, a legislação relativa à instrução processual e padrões de digitalização, a versão mais atual do módulo de Protocolo do SIPAC, além de noções básicas de gestão documental. As inscrições começam a partir de 22/ de outubro e a atividade será realizada a partir do dia 29, de forma presencial e também à distância (EAD), voltada para servidores técnicos-administrativos e terceirizados que trabalham com cadastramento de processos.
 
Neste primeiro momento, a capacitação deverá alcançar 400 servidores, alocados em quatro turmas de 100 e terá seis módulos com carga horária total de 28 horas (24 horas EAD e quatro horas presenciais) – que também  poderão ser usadas como créditos para efeitos de progressão — e favorecerá o aumento da produtividade nos procedimentos operacionais com a modalidade eletrônica dos processos administrativos, dando início à primeira fase da implantação do UFBAPEN.
 
Neste primeiro momento, serão implantados os processos eletrônicos relativos à compra (adesão, SRP, dispensa, inexigibilidade), desde a fase de criação do processo até a homologação da licitação, mas sem ir até a fase de pagamento, informou Braga. “É bom destacar que a implantação do PEN será um processo gradual, começando por um conjunto de assuntos de processos e gradualmente implantando novos assuntos”, ressaltou. 
 

 

Histórico e Comitê UFBA PEN

Em novembro de 2016, a Universidade Federal da Bahia (UFBA) recebeu do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) o ofício circular nº 802/2016, solicitando planejamento institucional para implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), conforme disposto no Decreto Presidencial n. 8.539/2015, que estabelece o prazo de outubro de 2018 para as instituições que já possuíam um sistema de tramitação eletrônica. As portarias 187/2016 e 188/2016, emitidas pelo reitor da UFBA, designaram um Comitê Diretivo com a finalidade de deliberar sobre o planejamento e a escolha do sistema para adesão ao PEN e um Comitê Executor com a finalidade de planejar e executar ações para a efetiva implantação do PEN.
 
O Comitê para Implantação do Processo Eletrônico na UFBA foi instituído em janeiro de 2017, composto por um comitê diretivo e um comitê executivo.  O Comitê Diretivo é formado por dirigentes da área acadêmica, pessoal e administrativa e delibera sobre planejamento institucional para a implantação do processo administrativo eletrônico e efetivo acompanhamento da execução das metas e ações traçadas, e de definir o software de tramitação de processos eletrônicos em conformidade com o PEN.
 
Já o Comitê Executor, formado por especialistas nas áreas de arquivologia, tecnologia da informação, desenvolvimento institucional e recursos humanos, tem a finalidade de planejar e executar ações para efetivar a implantação do processo administrativo eletrônico na Universidade e fomentar as atividades necessárias.  O coletivo é dividido em grupos de trabalhos nas áreas de procedimentos operacionais (PO), Tecnologia da Informação (TI), Comunicação, Capacitação e Gestão documental.
 
Nos meses de janeiro e fevereiro de 2017, o Comitê Executor elaborou o Relatório Técnico de Avaliação com o resultado da análise de conformidade das ferramentas do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e SIPAC, em relação ao Decreto Presidencial 8.539/2015 e Portaria Interministerial 1.677/2015. Este relatório serviu de base para a tomada de decisão do Comitê Diretivo que optou, em março de 2017, continuar utilizando o módulo de Protocolo do SIPAC para tramitação eletrônica de processos, pois o sistema atingiu o percentual de aderência de 51,11% à Portaria 1.677/2015 e 80% ao Decreto 8.539/2015. Entretanto, é importante ressaltar que ainda serão necessários ajustes para torná-la totalmente aderente aos critérios estabelecidos pelos documentos.